4 vinkkiä uskottavuuden parantamiseen

Tehokas kommunikointi on kiistatta yksi tärkeimmistä taidoista menestyäksesi työssäsi – ja koko loppuelämäsi aikana. Kun osaat ilmaista kantasi, ilmaista myötätuntoa ja esitellä tapauksesi loistavasti, rakennat uskottavuutta, luottamusta, ihmissuhteita ja edistyt uraasi.

Mutta valitettavasti viestintä voi olla myös haastavaa – liian vähän aikaa, liian monia eroja ihmisten välillä ja niin monia monimutkaisia ​​ideoita jaettavaksi. Mutta uusi tutkimus osoittaa, millaista viestintää ihmiset arvostavat – ja näin ollen kuinka voit työskennellä parhaiten muiden kanssa ja hyötyä siitä.

Kommunikaatiolla on suuria vaikutuksia

Viestintätaidoilla on merkittävä vaikutus tehokkuuteen ja uskottavuuteen. Itse asiassa, kun johtajien katsotaan kommunikoivan tehokkaammin – enemmän lämpöä ja voimaannuttamista – tiimin jäsenet ovat sitoutuneempia, tehokkaampia ja jopa optimistisempia, kertoo hänen tekemä tutkimus. Bolognan yliopisto ja Wilmar Schaufeli Utrechtin yliopistosta.

Ja toisessa tutkimuksessa Münsterin yliopisto, ihmiset arvioivat kommunikointityyliä ammattipätevyyden edelle arvioidessaan sisällön ja asiantuntijoiden luotettavuutta ja uskottavuutta.

Challenge

Viestintä on kuitenkin haastavaa monille, ja 59 % tietotyöntekijöistä on huolissaan viestinnän tehokkuuden heikkenemisestä, varsinkin kun he työskentelevät hybridi-työssä – Grammarly. Tutkimuksen yritysjohtajat arvioivat, että heidän tiiminsä menettävät keskimäärin 7.5 tuntia viikossa huonosta viestinnästä, ja 72 % ilmoitti, että heidän tiiminsä on kamppaillut viestinnän tehokkuuden kanssa.

Lisäksi 90 % ihmisistä sanoi, että huonolla viestinnällä on kielteisiä vaikutuksia, kuten kustannusten nousu (45 %), määräaikojen ylittäminen (39 %), brändin maineen heikkeneminen (34 %) tai tuottavuuden lasku (28 %). Ja tutkimus Pumble osoitti, että 86 % ihmisistä uskoo, että tehokkaiden kommunikointi- ja yhteistyötaitojen puute on tärkein syy työpaikan epäonnistumiseen – ja että kun tiimit kommunikoivat tehokkaasti, se voi lisätä tuottavuutta jopa 25 %.

Kommunikoi paremmin

Mutta on mahdollista kommunikoida tehokkaammin ja saada enemmän palkintoja viestinnästä, kuten paremmasta uskottavuudesta ja paremmista ihmissuhteista.

#1 - Ole valikoiva

Sähköposti voi saada huonon rapin ajanhukkaa, mutta useimmat ihmiset pitävät siitä. Itse asiassa tutkimuksen mukaan LiveUra, se on listan kärjessä sen suhteen, miten ihmiset haluavat kommunikoida työssä. Nämä ovat ihmisten suosikki työviestinnän muotoja:

• sähköpostit, 49 %
• Puhelut, 23 %
• Pikaviestisovellukset, 21 %

Ja maailmassa, jossa on liikaa kokouksia, sähköposti voi olla tervetullut vaihtoehto. Tutkimuksessa, jonka on tehnyt mmhmm57 % ihmisistä sanoi, että kokous olisi voitu välttää käyttämällä sähköpostia, usein tai hyvin usein.

Ole tietoinen siitä, mitä ihmiset yleensä pitävät, ja käytä sähköpostia luottavaisin mielin – varsinkin kun sähköposti voi korvata kokouksen. Käytä lisäksi viiden sääntöä sähköpostin kanssa. Jos sähköpostin lukeminen kestää yli viisi minuuttia, se sisältää yli viisi riviä tai vaatii yli viisi vaihtoa saadakseen ratkaisun, voi olla parempi nostaa puhelin. Toisaalta, jos sinun on kerrottava paljon yksityiskohtia, joihin ihmisten on viitattava myöhemmin, sähköposti voi olla täydellinen viestintätapa.

Mutta mieti myös, mitä yksilöt haluavat. Joillekin tekstiviestien lähettäminen työtarkoituksiin on sopimatonta rajojen rikkomista, mutta toisille se on hyvin hyväksyttyä. Tai joissain tapauksissa saatat missata jonkun Teams-chatin kanssa, mutta tavoitat hänet helposti sähköpostitse. Ja aina autossaan olevalle myyjälle puhelut voivat toimia parhaiten.

#2 – Aloita livenä

Vaikka suuri osa työstä on mennyt etänä, elävällä viestinnällä on edelleen valtavasti arvoa. LiveCareer-tutkimuksen mukaan 83 % vastaajista oli sitä mieltä, että verkkoviestintä aiheuttaa todennäköisemmin väärinkäsityksiä kuin henkilökohtainen viestintä. Mielenkiintoista (tai pelottavaa) tämä oli erityisen totta terveydenhuollossa, jossa 97 % uskoi verkkoviestinnän aiheuttavan sekaannusta.

Ja 81 % ihmisistä piti verkkoviestintää enemmän aikaa vievänä kuin henkilökohtainen viestintä. Yhteyden muodostaminen voi kestää kauemmin, mutta kun olet tehnyt sen, sinun on todennäköisesti helpompi ratkaista kysymyksiä tai jakaa tietoja henkilökohtaisesti.

Kasvokkain tapahtuvan viestinnän taika on tietysti se tietotiheys, jonka läpi pystyt käsittelemään. Voit jakaa tiettyyn ongelmaan liittyvän tiedon ja tunteiden vivahteita ja päästä nopeasti ratkaisuun, kun voit sisällyttää sanatonta tietoa, joka tulee live-keskusteluista. Jopa puhelut mahdollistavat suuremman tiedonvaihdon äänen sävyjen, puhenopeuden tai keskustelun taukojen avulla.

Ja livekeskustelut myös rakentavat suhteita tehokkaammin. Kun jaat silmiäsi tai kohautat olkapäitään, luotat tunteesi tai epävarmuuksesi johonkin. Kun nojaat eteenpäin, otat katsekontaktin, tarjoat myötätuntoa tai naurat yhdessä, osoitat tarkkaavaisuuttasi ja läsnäoloasi jonkun kanssa.

Tule siis paikalle toimistoon, soita jollekin videoalustallasi tai ota puhelimeen ongelmien ratkaisemiseksi.

#3 – Sijoita aikaa

Jos käytät aikaa sähköpostien tarkistamiseen, olet hyvässä seurassa. Suurin osa ihmisistä (40 %) käytti kahdesta kolmeen tuntia päivässä sähköpostin tarkistamiseen. Tätä seurasi 33 % ihmisistä, jotka viettivät vain yhden tai kaksi tuntia.

Sähköpostin tarkistamiseen käytetty aika perustui osittain hallintaan. Vähiten sähköpostin tarkistamiseen käyttivät ne, joilla on vain yksi tai kaksi vuotta työkokemusta, ja eniten aikaa ne, joilla oli pisin työkokemus. Tämä voi perustua heidän vastaanottamaansa sähköpostiliikenteeseen tai tehtäviin, joissa he olivat. Jos ihmiset laajentavat yhteyksiään ja vaikutusvaltaansa uraansa, he voivat olla enemmän viestintä- tai sähköpostisilmukoissa, mikä vaatii aikaa ja huomiota.

Ilmeisesti sähköpostilaatikon puhdistaminen on vaikeaa. Huolimatta siitä, että 69 % ihmisistä viettää 38–XNUMX tuntia sähköpostien lajitteluun ja poistamiseen viikoittain, vain XNUMX %:lla on koskaan ollut "inbox zero" -postilaatikon makea maku ilman sähköposteja jonossa.

Tehokas kommunikointi vie aikaa, mutta se on myös vaivan arvoista. Johtajia, jotka ovat läsnä ja saatavilla ovat yleensä niitä, joihin luotetaan enemmän. Ja kollegat, jotka ovat reagoivia ja hyviä seuraamaan, ovat niitä, joiden kanssa työskentelevät yleensä mieluummin. Tottumukset, jotka tekevät sinusta helpommin saavutettavan ja reagoivamman, vähentävät läheisyysharhaa ja lisäävät uskottavuuttasi.

Selaa siis sähköpostit ja vastaa nopeasti niihin, jotka ovat helppoja tai joissa ihmiset odottavat sinua jatkaakseen omaa työtään. Seuraavaksi priorisoi sähköpostit, jotka ovat tärkeitä, mutta jotka vaativat enemmän aikaasi tai keskittymistä. Ja ryhmittele ne, jotta voit asettaa aikalohkoja vastaamiseen, kun sinulla on keskittynyt ajanjakso.

#4 – Ole reagoiva

Odotukset sähköpostin vastausaikaan ovat lisääntyneet, ja suurin osa ihmisistä haluaa vastauksen sähköpostiin muutamassa tunnissa:

• 1-2 tuntia, 19 %
• 3-6 tuntia, 39 %
• 7-12 tuntia, 32 %
• 13-23 tuntia, 7 %
• 24 tuntia ja enemmän, 3 %

Lisäksi ihmiset vastaavat usein sähköposteihin työajan ulkopuolella – 84 % sanoo tarkistavansa työpostilaatikot työajan ulkopuolella. Kun kysyttiin, kuinka usein he tarkistavat sähköpostin, 49 % vastasi tarkistavansa sähköpostin muutaman tunnin välein, 20 % tunnin välein ja 24 % kerran päivässä.

Paras vaihtoehto on tarkistaa sähköpostisi nopeudella, joka vastaa työvaatimuksiasi ja tyyliäsi. Jos olet roolissa, joka vaatii välittömämpää seurantaa, sinun kannattaa tietysti tarkistaa useammin. Mutta voit myös harkita omia mieltymyksiäsi rajojen suhteen.

Joillekin ihmisille säännöllisempi tarkistaminen itse asiassa lievittää stressiä – saa asiat hoidettua ja tarjoaa tyytyväisyyttä. Muille ihmisille saattaa olla parempi asettaa päivälle aikasäiliöitä, jolloin voit käsitellä sähköposteja kerralla.

Voit myös asettaa rajoja kollegoiden kanssa. Kerro avoimesti, kuinka haluat vastaanottaa viestintää, kuinka usein tarkistat ja mitä ihmiset voivat odottaa seurantasi suhteen. Avoin suhtautuminen työhön voi auttaa sinua ja työtovereitasi olemaan tehokkaampia – tietämään, mitä odottaa toisiltaan.

Tasapaino

Ammatillinen uskottavuutesi perustuu moniin tekijöihin, mutta seuranta, seuranta ja loistava viestintä ovat listan kärjessä sen suhteen, kuinka ihmiset arvostavat sinua, oppivat luottamaan sinuun ja haluavat työskennellä kanssasi.

Aseta itsellesi terveet rajat, mutta mieti myös, mitä joukkuetoverit tarvitsevat sinulta menestyäksesi. Tarpeiden ja muiden tarpeiden tasapainottaminen edistää menestystäsi, mutta myös onnellisuuttasi ja täyttymystäsi.