Tehokkaan viestinnän sävy (yllätys!) Tärkeintä: 5 tehokkuuden strategiaa

Tiedät, että viestintä on uskottavuutesi ja tehokkuutesi kannalta kriittistä, mutta kuten niin monen asian viime vuosina, sen merkitys on kasvanut ja sen luonne on muuttunut. Hybridi- ja etätyössä etäisyys luo tarpeen kommunikoida uusilla tavoilla ja painottaen enemmän kirjoittamista ja asynkronisia lähestymistapoja.

Mielenkiintoista viestintää edistää mielenterveyttä, osallisuutta, luottamusta, säilyttämistä ja kulttuuria. Ja yksi viestinnän elementti erottuu: sävy. Se, miten viestisi on muotoiltu ja miten vastaanottajat sen näkevät, voi vaikuttaa sinun ja heidän menestykseesi.

Viestintä vähentää etäisyyttä

Uusia mahdollisuuksia työskennellä toimiston ulkopuolella, syrjäisistä paikoista ja etäältä ovat korostaneet viestinnän vaikutuksia. Uusien tietojen mukaan Grammarly ja Harris Poll82 % tietotyöntekijöistä sanoo, että etätyö lisää tarvetta olla parempi kommunikaattori.

Lisäksi ihmisillä on vaikeuksia pysyä yhteydessä työtovereihinsa, ja 45 % työntekijöistä sanoo, että heidän henkilökohtaiset suhteensa ovat kärsineet hybridityöskentelyn vuoksi. Tämä kokemus vaihtelee sukupolven mukaan: 59 % Z-sukuisista, 48 % Millennialeista, 45 % X-sukupolvista ja 28 % suurten ikäluokkien edustajista sanoo samaa.

Täysin 62 prosenttia työntekijöistä sanoo, että parempia viestintätaitoja tarvitaan monimuotoisuuden ja osallisuuden vaalimiseen. Tämä pätee erityisesti 75 %:iin työntekijöistä, jotka tunnistavat olevansa neurodivergenttejä – joiden mukaan tehoton viestintä on este osallisuudelle, kun taas vain 64 % neurotyyppisistä vastaajista on samaa mieltä. Ja 77 % niistä, joille englanti on toinen kieli (ESL), ilmoittaa, että tehoton viestintä on este, verrattuna 68 %:iin niistä, joille englanti on heidän ensisijainen kieli.

Mutta hyvä kommunikointi luo myös positiivisen työkokemuksen, sillä 52 % työntekijöistä sanoo, että asynkroninen viestintä tekee työstään joustavampaa, 42 % ilmoitti olevansa tuottavampia ja 34 % sanoi, että he tuntevat olevansa enemmän osallistavia. Lisäksi 56 % vastaajista näkee tehokkaan viestinnän syynä lisääntyneeseen tyytyväisyyteen ja 54 %:lla työtyytyväisyyden paranemiseen.

Sävy ja itseluottamus

Tehokkaaseen viestintään on monia tekijöitä – sisällöstä ja sävystä empatiaan, tilaan ja alustaan ​​– mutta sävy näyttää olevan erityisen kriittinen. Itse asiassa 53 % tietotyöntekijöistä sanoo, että sävy on tärkeämpi kuin viestinnän sisältö. Mutta 71 %:lla on vaikeuksia valita oikeita sanoja välttääkseen muiden loukkaamista, ja 56 %:lla on epävarmuutta oikean sävyn löytämisestä viestintään.

Äänellä on merkittävä vaikutus siihen, kuinka hyvin ihmiset työskentelevät yhdessä. Jos viestinnässä on positiivinen sävy,

• 62 % vastaa nopeammin
• 57 % vastaa paremmin tuleviin pyyntöihin
• 48 % ottaa kantaa huolenaiheeseen tai tekee työn laadukkaammin
• Ja 59 % suhtautuu lähettäjään myönteisemmin

Niille, jotka ovat eri toimistoissa Yhdysvalloissa tai eri toimistoissa Yhdysvaltojen ulkopuolella tai jotka ovat täysin etänä, kukin näistä prosenttiosuuksista kasvaa 3–11 prosenttia.

Oikean sävyn luominen

Oikean sävyn löytäminen on herkkä prosessi ja hieno sekoitus viestintäelementtejä. Näin saat oikean tasapainon.

#1 – Ole liiketoiminnallinen mutta ystävällinen

Yksi ensimmäisistä tavoista löytää oikea sävy on olla asiallinen, mutta myös ystävällinen. Sinun on hiottava tätä lähestymistapaa kulttuurisi ja roolisi mukaan, mutta yleensä ihmiset arvostavat tervehdystä sen sijaan, että sukelsivat suoraan sisältöösi. Ja kommentti, kuten "Toivottavasti voit hyvin" tai a lyhyt ilmoitus säästä tai vuodenajasta voi tarjota positiivisen kiitotien liikevaihdolle.

Sinun kannattaa olla lyhyt ja erityisesti käyttää näitä taktiikoita ensimmäisessä viestissä, joka avaa aiheen. Mutta sitten haluat keskittyä käsillä olevaan liiketoimintaan olematta liian muodollinen. Vertaa parasta viestintääsi rentoon business-vaatekaappiin, jossa et näy verkkarishousuissasi, mutta et myöskään kolmiosaisessa puvussa. Keskityt tuloksiin, jotka sinun on saavutettava, mutta positiivisella äänellä.

#2 - Ole itsevarma, mutta älä ylimielinen

Kommunikaatiossasi olet tehokkain, kun tasapainotat itseluottamuksen ja nöyryyden. Ole selkeä ja ota kantaa, mutta pyydä myös palautetta, kun se on tarkoituksenmukaista. Kerro äänelläsi lähettäjälle, että sinulla on omat näkemyksesi, mutta arvosta myös heidän omaa, tietäen, että sinulla ei ole kaikkia vastauksia.

#3 – Ole ytimekäs, mutta älä suppea

Haluat päästä asian ytimeen yrityksesi viestinnässä, mutta vältä lyhyttä tai röyhkeää. Anna konteksti äläkä oleta, että ihmiset tietävät viestintäsi taustan – ellet ole varma, että he tietävät. Muokkaa viestiäsi ennen lähettämistä, jotta annat tarpeeksi yksityiskohtaisia ​​tietoja lukijaa rasittamatta.

Tee myös selväksi, mitä pyydät. Harkitse viestin asian alkuvaiheessa käsittelemistä ja sitten lisätietoja tai taustatietojen antamista viestin jälkimmäisessä osassa.

Joskus se, mitä et sisälly, on yhtä tärkeää kuin se, mitä teet. Ole siis valikoiva sanoessasi ja sisällytä sisällön kriittisimmät elementit. Älä myöskään käytä liikaa kirjoitettua sanaa. Jos kirjallisen lähetyksen lukeminen kestää yli viisi minuuttia, sisältää enemmän kuin viisi pistettä tai vaatii enemmän kuin viisi lentopalloa, se on luultavasti parempi nopeana puheluna tai sananvaihtona.

#4 – Ole vakuuttava, mutta älä tunnepitoinen

Kun tunnet intohimoa johonkin aiheeseen tai jos olet vihainen tai turhautunut, ole erityisen varovainen vastauksesi suhteen. Haluat olla pakottava puolustaessasi jotakin, kun tilanne on oikea, mutta Vältä puolustautuvaa, tunteellista tai vihaista sinun sävyssäsi. Jos tunnet olosi erityisen latautuneeksi, voit odottaa muutaman tunnin ennen kuin painat lähetyspainiketta tai jopa nukkua sen päällä, ennen kuin käynnistät muistiinpanon.

#5 – Ole aito, mutta älä välinpitämätön

Ennen kaikkea haluat olla oma itsesi viestinnässäsi – samalla kiinnität huomiota siihen, mikä vaikuttaa eniten viestintäsi vastaanottajaan (vastaanottajiin). Jos joku on erittäin tietoinen, sinun kannattaa esittää todisteet, tai herkemmälle voit käyttää ylimääräisen lauseen lämmittelyyn. Mutta älä mene yli laidan, vaan tee varmista, että olet aito. Mieti, kuinka viestintäsi otetaan vastaan ​​ja kuinka vastaanottaja haluaa eniten kuulla ja ymmärtää tietoja.

Se on ihme

Hienoa viestintää voi rakentaa suhteita ja parantaa uskottavuuttasi, mutta kohtaat paljon esteitä. Käytät sanaa, jonka joku muu tulkitsee negatiivisesti. Tarkoitat sävyä, jonka vastaanottaja lukee väärin. Viivytät vastaustasi, ja kollegasi tekee vääriä oletuksia siitä, miksi olet tehnyt niin. Ja kirjallisessa viestinnässä sinulta puuttuvat kaikki vihjeet ja vihjeet, jotka ovat ei-sanallisia. On vähän ihme, että pystymme ylipäätään kommunikoimaan, kun pohdit esteitä.

Mutta tarkoituksellisuus auttaa. Kun käytät aikaa kommunikoidaksesi hyvin, huomioit yleisösi ja myös luet uudelleen ja muokkaat, saat hyödyt.

Lisäksi, kun olet viestinnän vastaanottaja, voit antaa lähettäjälle myös epäilyksen – tietäen esteet voit katsoa kirjaimellisten sanojen ulkopuolelle ja kuunnella myönteisiä aikomuksia.

Tarkoitus ei ole sama kuin vaikutus

Olet kuullut, että aikomus ei ole sama kuin vaikutus, ja tämä pätee erityisesti kirjalliseen viestintään, asynkroniseen viestintään ja etäviestintään. Mutta sen arvoista on ponnistella, jotta voit rakentaa suhteita, kehittää uskottavuuttasi ja menestyä loistavasti työssäsi.