Voiko vähemmän kokouksia kumota hiljaisen lopettamisen? Tutkimus sanoo "kyllä"

"Nollakokousten" kysynnästä on tullut työpaikan vaihtoa harkitsevien työntekijöiden neuvottelupeli. uusi tutkimus ohjelmistoyritykseltä Otter.ai ja Charlotten North Carolinan yliopistolta. Osallistujat kertoivat, että heidän kalentereissaan oli liian monta kokousta, mikä saa heidät tuntemaan olonsa "särmäisiksi" ja "turhautuneiksi".

Muissa uutisissa… vesi on märkä.

Sisäiset kokoukset ovat olleet kiusallinen alue yli vuosikymmenen ajan, mutta työntekijöiden joukkoeron aikana käyttämän vipuvaikutuksen pitäisi motivoida johtajia tarkastelemaan uudelleen tätä organisaationsa näkökohtaa. Työpaikan asiantuntijana useiden kirjojen ja a TED puhua Yksinkertaistaen "nolla tapaamista" on ollut huutoni vuosia.

ILMOITUS

Tutkimusprosessin kautta Miksi yksinkertainen voittaa, Löysin työpaikan monimutkaisuuden olevan peräisin kahdesta lähteestä: itse organisaatiosta ja yksittäisiä työntekijöitä. Organisaation monimutkaisuus liittyy alan säädöksiin sekä ihmisten, vaiheiden, päätösten ja tietopisteiden määrään, joita tarvitaan tehdäkseen jotain merkityksellistä yrityksessäsi. Esimerkiksi hyväksyntöjen määrä rekrytointiprosessissasi tai vaatimustenmukaisuusvaatimukset kuluttajatietojen hallinnassa Isossa-Britanniassa tai Etelä-Koreassa.

Yksilöllinen monimutkaisuus puolestaan ​​viittaa yhden henkilön tai yksittäisen organisaation luomaan byrokratiaan. Tosimaailman esimerkki on VP, joka pitää viiden tunnin viikoittaisen kokouksen, tai liiketoimintayksikkö, jolla on erityinen taito PowerPointseihin, jotka sisältävät yli 200 diaa.

Omassa yrityksessäsi kokouksiin vaikuttavat organisaatiokulttuuri sekä niitä johtavat ja osallistuvat henkilöt. Poistaaksesi monimutkaisuuden johtamistasi tai osallistumistasi kokouksista vastaamalla seuraaviin kuuteen lauseeseen joko "Johdonmukaisesti", "Joskus", "Harvoin" tai "Ei koskaan".

ILMOITUS

1. Käytän 20 % tai vähemmän ajastani viikoittain tuottamattomiin kokouksiin/puheluihin.

2. Toimin/kannustan tiimiäni toimimaan yksinkertaistamista silmällä pitäen.

3. Johtamani kokoukset alkavat ja päättyvät ajallaan.

4. Organisaationi kokouksilla on selkeä tarkoitus ja asialista.

5. Vain välttämättömät ihmiset kutsutaan kokouksiin, joihin osallistun.

6. Minusta tuntuu mukavalta kieltäytyä kokouskutsuista tai delegoida osallistuminen jollekin toiselle.

ILMOITUS

Laske kokonaissummasi käyttämällä seuraavaa tuloskorttia jokaiselle vastaukselle:

· Jatkuvasti = 0

· Joskus = 1 piste

· Harvoin = 2 pistettä

· Ei koskaan = 3 pistettä

Jos olet laskenut 1 – 4-pisteet, etsi mahdollisuuksia yksinkertaistaa kokouksia organisaatiossasi. Juuri nyt tämä arkipäiväsi puoli on toimiva, mutta ainakin yksi "ei koskaan" tai "harvoin" vastaus luo monimutkaisuutta. Tutki kyseistä aluetta ja korjaa kurssi nyt välttääksesi saastumisen muilla liiketoiminnan osa-alueilla.

ILMOITUS

Jos kokonaissummasi on 5 – 9-pisteet, organisaatiosi kokoukset osoittavat monimutkaisuuden oireita, ja jos niitä ei valvota, ne leviävät todennäköisesti muihin toimintoihin. Harkitse kokoustarkastuksen suorittamista välittömästi selvittääksesi, mitkä kokoukset ovat arvokkaita – ja mitkä tulisi heittää tulijärveen.

Jos teit maalin 10 – 14-pisteet, kokoukset ovat suuri monimutkaisuuden lähde. On todennäköistä, että ongelma ulottuu organisaatiosi ulkopuolelle ja ulottuu koko yritykseen. Monimutkaisuus vaikuttaa kaikkeen statustapaamisista ja aivoriihistä suunnitteluun ja päätöksentekoon, joten yrityksesi on oletettavasti jumissa ensimmäisellä vaihteella useilla rintamilla.

Lopuksi, jos lasket summan 15 tai useamman, kokoukset ovat saavuttaneet vaarallisen monimutkaisuuden. Vaikka yrityksen resursseja tuhlataan hälyttävää vauhtia, työntekijät ovat hyväksyneet status quon. Ihmiset ovat hyväksyneet hiljaisen lopettamisen mentaliteetin tai he yrittävät aktiivisesti sabotoida muutosagentteja. Joka tapauksessa kokousten tila vaatii välitöntä huomiota.

ILMOITUS

Jaa nyt kuusi väitettä ja diagnoosi tiimeillesi ja pyydä heitä luomaan todennäköiset syyt siihen, miksi monimutkaisuus on kaapannut kokoukset – ja tarjoa ideoita yksinkertaistamiseksi. Varaa istunto keskustellaksesi sekä syistä että ratkaisuista, jotka tulisi tallentaa taululle.

Kun olet keskustellut ratkaisujen toteutettavuudesta, äänestä siitä, mitkä kolme toteutetaan välittömästi – ja tee se. Esimerkkejä ratkaisuista voivat olla "rajoittaa kokoukset kahdeksaan tai vähemmän osallistujaan" tai "jokaiseen kokouskutsuun tulee sisältyä esityslista" ja "sitoutua tapaamisvapaisiin perjantaihin". Voit estää palaamisen normaaliin toimintaan luomalla kokousmantran näillä odotuksilla ja jakamalla sen koko yritykselle.

Jos sinun on vahvistettava tämä uusi lähestymistapa suuryritykselle, sisällytä muistutus siitä, että kokoukset ovat kalliita. Tarpeettomien kokousten vähentäminen tai poistaminen ei ainoastaan ​​paranna työntekijöiden moraalia ja lisää työntekijöiden säilyttämistä, vaan myös auttaa organisaatioita leikkaamaan kustannuksia merkittävästi. 100 työntekijän yrityksissä säästöt ovat noin 2.5 miljoonaa dollaria vuodessa ja 5000 100 työntekijän yrityksissä luku nousee yli XNUMX miljoonaan dollariin.

ILMOITUS

Kokousten järjestämisen tutkiminen organisaatiossasi ja niiden poistaminen, jotka ovat vanhentuneet, voi auttaa säilyttämään työntekijät ja ohjaamaan yritystä kohti parempaa tuottavuutta. Kannusta tiimiäsi kieltäytymään kaikista tapaamisista ilman selkeää tarkoitusta, päätöksentekijää tai asialistaa ja palkitse työntekijöitä, jotka osoittavat jatkuvasti rohkeutta tällä alalla. Jatka uusien kokousten kyseenalaistamista ja nykyisten kokousten virtaviivaistamista, niin näet siirtymisen hiljaisesta lopettamisesta kohti älykkäämpää ja yksinkertaisempaa tapaa työskennellä.