5 tapaa varmistaa, että näin ei käy

Jos yrityksesi ei vielä käytä valvontatekniikkaa työsi seurantaan, se todennäköisesti tulee tietojen mukaan pian. Mutta seuranta voi heikentää luottamusta ja vahingoittaa jo ennestään hauraita yrityskulttuureja – eikä se välttämättä edes mittaa oikeita asioita.

Haasteista huolimatta monet organisaatiot ovat siirtymässä seurantateknologiaan tuottavuuden mittaamiseksi, etenkin kun yhä useammat työntekijät työskentelevät kotoa käsin. Ja tämä suuntaus on yleistymässä kaikenlaisten työntekijöiden keskuudessa, jopa niille, joille seuranta saattaa tuntua venymiseltä. Kappelit, jotka pidetään pistejärjestelmässä sen perusteella, kuinka monta kertaa he kirjautuvat potilaiden luo, tai lääketieteen työntekijät, joiden käsien pesua seurataan, ovat vasta alkua. Valvontateknologian yleistyminen, henkilökohtaisen työn vähentyminen ja yritysten tulospaineet näyttävät luoneen täydellisen myrskyn uudeksi normiksi seurannasta.

Näiden ominaisuuksien ja järjestelmien seuraukset – sekä suunniteltuja että tahattomia – ovat merkittäviä, ja tunnistusteknologian kasvulla on kauaskantoisia seurauksia sosiaalisille normeillemme ja järjestelmiimme. Tiedonkeruu ei ole luonnostaan ​​negatiivista, kyse on yritysten läpinäkyvyydestä tiedon keräämisessä ja valinnoista, joita ne tekevät tiedon käytön suhteen.

Valvonnan laaja käyttö

Monipuoliset seurantatavat ovat yleisiä sähköpostin, puheluiden tai näppäinpainallusten seurannasta aina toimistoon tulevien tunnuslukujen laskemiseen. Kasvojentunnistus sekä ääni- ja videotallenteet ovat yleistymässä. Ja työnantajat väittävät, että he tarvitsevat seurantajärjestelmiä tuottavuuden valvontaan, mutta myös käytäntöjen noudattamisen tai arkaluonteisten tietojen suojaamisen varmistamiseksi. He käyttävät tietoja myös liiketoimintapäätösten tekemiseen tai prosessien parantamiseen.

Tutkimuksen mukaan Top10VPN, työntekijöiden seurantaohjelmistojen maailmanlaajuinen kysyntä on kasvanut 78 % tammikuussa 2022, mikä on suurin kasvu vuosiin, ja kysyntä on kasvanut tasaisesti muutaman viime vuoden aikana. Gartnerin tutkimus havaitsi sen seuraavan kolmen vuoden aikana, 70 % suurista yrityksistä käyttää seurantaohjelmistoja. Toinen raportti arvioitu Kahdeksan kymmenestä suurimmasta yksityisestä yrityksestä käyttää sitä nykyään.

Mutta työntekijät vastustavat tekemän tutkimuksen mukaan Morning Consult joka totesi, että noin puolet teknologiatyöntekijöistä irtisanoutuisi työnsä tai välttyisi ottamasta uutta työpaikkaa, jos tietäisivät, että seurantaa tapahtuu. Lisätutkimukset tekijältä Gartner havaitsi, että 10 % työntekijöistä yrittää huijata seurantajärjestelmiä vahingoittaakseen tietojaan tai heikentääkseen niitä.

Valvonnan ongelma

Valvonnassa on paljon ongelmia, mutta se voi myös olla elämän tosiasia jatkossa – ja johon ihmisten on totuttava. Maailmassa, jossa tietosi ovat kaikkialla, laitteet kuuntelevat sanojasi, kamerat tarkkailevat kasvojasi ja GPS-järjestelmät tietävät olinpaikkasi, kaikkialla oleva organisaation seuranta voi olla väistämätöntä.

Mutta kuten monet asiat, ei se mitä, vaan miten. Jos yritykset aikovat käyttää valvontaa tai työntekijöiden seurantaa, on olemassa tapoja tehdä siitä vähemmän kulttuurille haitallinen ja säilyttää luottamus prosessiin.

#1 – Ole avoin

Luota kaikenlaisiin ihmissuhteisiin– ihmisten tai organisaatioiden kanssa – perustuu avoimuuteen perustavanlaatuisena lähtökohtana. Tämän seurauksena, jos organisaatio aikoo käyttää seurantaohjelmistoa, on viisasta kertoa ihmisille seurannasta. Vaikka työntekijät eivät ehkä halua tulla jäljitetyksi, kun se tehdään ilman työntekijän tietämystä, se voi heikentää luottamusta (jopa enemmän).

Yritykset voivat tasapainottaa sekä turvallisuuden että yksityisyyden tarpeen kouluttamalla ihmisiä siitä, miksi he keräävät tietoa ja olemalla mahdollisimman läpinäkyviä. Luottamusta ja positiivista kulttuuria parannetaan myös tarjoamalla enemmän valinnanvaraa ja hallintaa, mikä antaa työntekijöille mahdollisuuden kieltäytyä tietojen keräämisestä, kun se on mahdollista. Kerro ihmisille, mitä seurataan, ja kerro ihmisille, milloin heitä seurataan ja missä olosuhteissa.

Jos seurantaa tehdään työntekijöiden tukemiseksi tai prosessien parantamiseksi, avoimen olemisen ei pitäisi olla haaste. Mutta jos seuranta tapahtuu gotcha-strategiana – jossa tavoitteena on saada kiinni ihmisten väärinkäyttäytymisestä tai rangaista heitä – suhteet työntekijöihin ja kulttuuri maksavat jyrkät hinnat.

#2 – Ole todellinen

Yritykset ovat myös viisaita tunnistaa seurantajärjestelmien rajoitukset. He saattavat pystyä laskemaan näppäinpainalluksia, mutta eivät seuraa sitä, missä määrin työntekijä on loistava tiimipelaaja tai kuinka työntekijä edistää yrityksen uskottavuutta tarjoamalla erinomaista asiakaspalvelua. Tuottavuus on pieni kuva, kun taas suorituskyky (johon kuuluvat kaikenlaiset vähemmän mitattavissa olevat taidot) on suurempi kuva.

Ja valvontajärjestelmät ovat vain yhtä tehokkaita kuin algoritmeja ohjaavat oletukset. Jos järjestelmä valvoo työntekijän nopeutta sähköpostien lukemisessa, se ei välttämättä ota huomioon tarvetta tehdä muistiinpanoja tai heijastaa sähköpostin sisältöä. Jos järjestelmä mittaa kokouksen tehokkuutta laskemalla istunnon hierarkkisten kerrosten (johtajien ja heidän johtajiensa) lukumäärän, se ei ehkä ota huomioon kulttuuria, jossa johtajat ovat osallistuvia tai asianmukaisesti käytännönläheisiä. On vaikea vastustaa kutsumasta Platonia, klassista filosofia, joka sanoi, että jos ihmiset eivät ymmärrä työkalujaan, heistä on tarkoitus tulla työkalujensa työkaluja – ikivanhaa viisautta varmasti.

Seurantajärjestelmät eivät myöskään ota huomioon työtä, jota työntekijät tekevät, kun he eivät ole tietokoneensa edessä. Tuntia, jonka työntekijä käyttää ongelman pohtimiseen offline-tilassa, mikä johtaa läpimurtoon. Tai aika, jonka työntekijä omistaa liiketoiminnan lukemiseen tai verkostoitumiseen, jotka ovat tärkeitä tehokkuuden kannalta, mutta jotka eivät heijastu kannettavan tietokoneen syöttämisen nopeuteen.

#3 – Ole selkeä

On myös hyödyllistä selvittää, miksi valvontatekniikkaa käytetään, ja kertoa sen mukana tulevat suorituskykyodotukset. Käytetäänkö seurantaa esimerkiksi tuottavuuden seurantaan tai yrityksen tietojen suojaamiseen? Lisäksi, miten sitä käytetään suoritusarviointiin ja palkkaa ja ylennyksiä koskeviin päätöksiin?

On myös tärkeää selventää suorituskyvyn elementtejä, jotka menevät seurantaa pidemmälle. Miten yhteistyökäyttäytymistä mitataan näppäinpainallusten lisäksi? Ja miten uudet ideat tai loistavat innovaatiot lasketaan työntekijän suorituksiin? Sen lisäksi, että ihmiset tietävät, mikä on tärkeää, vaan se, mikä on tärkeää, on tärkeää motivoida heitä sellaisiin työhön, joka on merkityksellisintä ja edistää heidän urallaan etenemistä.

#4 - Ole keskittynyt

Yritykset ovat tehokkaimpia, kun ihmiset ovat sitoutuneita, inspiroituneita ja voimaantuneita – joten on tärkeää varmistaa, että valvontateknologia hyödyttää organisaatioita, mutta myös työntekijöitä. Osa ihmisen olotilaa on vastavuoroisuus – kun ihmiset saavat jotain, he ovat motivoituneita antamaan jotain vastineeksi. Harkitse kuntoseurantaa, jossa ihmiset luovuttavat vapaasti henkilökohtaisimmat tietonsa yrityksille, koska he saavat vastineeksi jotain merkityksellistä – hyödyllistä tietoa terveydestään.

Kun käytät työntekijän valvontaa, keskity siihen, kuinka työntekijät voivat saada arvoa. Kuinka kalenteriseuranta voi auttaa työntekijöitä pitämään enemmän vapaa-aikaa? Millä tavoin sähköpostin seuranta voi johtaa palkintoihin tai bonuksiin? Ja kuinka tunnuksen pyyhkäisytiedot voivat auttaa ihmisiä löytämään ystäviä toimistosta tai suunnittelemaan yhteisötapahtumaa sinä päivänä, jona useimmat ihmiset ovat toimistossa?

#5 – Ole ihminen

Kun organisaatiot käyttävät seurantaa, on myös tärkeää kehittää johtajia, jotka voivat käyttää tietoja rakentavalla tavalla. Jos dataa käytetään mikrohallintaan tai uhkaamiseen, se luo varmasti ilmapiiriä, jossa ihmiset ovat epäluottamuksellisia ja joissa heiltä puuttuu motivaatiota tai sitoutumista. Vaihtoehtona on antaa ihmisille mahdollisimman paljon hallintaa työhönsä ja tietoihinsa ja antaa heille avoin pääsy tietoihin.

Lisäksi tietojen tulisi olla osa jatkuvaa keskustelua paitsi siitä, mitä lasketaan, vaan myös työntekijän yleisestä suorituksesta, mukaan lukien kuinka hänen työnsä vaikuttaa kokonaiskuvaan, missä hän on ja missä hän haluaisi kehittyä.

Pahimmillaan valvonta voi epäinhimillistää ja etäännyttää ihmisiä – koska raportit ja laskentataulukot ovat etusijalla suhteiden edelle. Mutta päinvastoin on parasta sitoutumiselle – ihmisille, jotka tuntevat olevansa arvostettuja, arvostettuja ja tuettuja työssään.

Kaiken

Jos yritykset aikovat seurata työntekijöitä, yleinen kulttuuri ja ihmissuhteet tekevät prosessista tai rikkovat sen. Organisaatioille ihanne on rakentava, tuottava kulttuuri, jossa ihmiset haluavat työskennellä, ponnistella harkinnan mukaan ja antaa parhaat taitonsa.

Parhaat kulttuurit ovat läpinäkyviä – jaetaan avoimesti, jotta työntekijät voivat tehdä tietoisimmat päätökset. Ne synnyttävät innovaatioita edistämällä asianmukaista riskinottoa ja kannustavat työntekijöitä jakamaan ja tutkimaan. Tapa, jolla yritykset keräävät, seuraavat ja valvovat tietoja, lähettävät työntekijöille tärkeitä viestejä arvosta ja luottamuksesta.

Kun organisaatiot arvostavat työntekijöitä, luovat avoimuuden ja kunnioituksen kulttuureja ja pitävät johtajia vastuullisena tehokkaasta johtamisesta, ne johtavat pitkälle siihen, että ihmiset hyväksyvät valvonnan työtä tukevana järjestelmänä eikä työkaluna manipuloida, hallita tai poistaa elämänlaatua. Viime kädessä yritysten on tehtävä sitä, mikä on oikein – ei vain sitä, mikä on mahdollista – käyttämällä arvojaan oppaana.